In oktober 2015 werd de scanstudio officieel in gebruik genomen. De sfeer was opgewekt en de werklust bij de zes nieuwe medewerkers zat er goed in. Maanden hebben ze gewerkt aan een klus waar geen eind aan leek te komen: het metadateren en scannen van honderdduizenden huwelijkse bijlagen. Barbara van Rijn is verantwoordelijk voor de coördinatie van de scanstudio en stuurt inmiddels zeven medewerkers van digitaliseringsbedrijf GMS aan. In dezelfde ruimte werken ook twee medewerkers van Picturae, het bedrijf dat zich bezighoudt met de voorbereiding voor het scannen: het metadateren.

Nieuwe scanapparaten van GMS

GMS heeft in oktober nog flink geïnvesteerd in nieuwe apparatuur voor de scanstudio. ‘Vier nieuwe machines zijn er gebouwd, waarvan we er inmiddels drie in gebruik hebben genomen. Deze zijn speciaal ontwikkeld voor het digitaliseren van grote objecten’ zegt Barbara. ‘Met de investering in deze nieuwe machines kijkt GMS ook vooruit, ze zien toekomst voor de scanstudio bij Tresoar voor het structureel digitaliseren van erfgoed.’

Project Fryske Roots

‘We zijn inmiddels al een paar maanden overgestapt van de Huwelijkse Bijlagen naar de Nedergerechten, beiden onderdeel van het project Fryske Roots. Huwelijkse Bijlagen was een prachtig project om mee te starten. We hebben gezien dat er eerst nog wel een aanloopperiode was, medewerkers moesten ingewerkt worden, procedures soms aangepast en we hebben wat technische tegenslagen gehad. Maar dat heeft er wel voor gezorgd dat we nu zo goed draaien met ons team. We hebben ruim een miljoen scans gemaakt, je kunt je bijna niet voorstellen hoeveel dat er zijn.’ De scans van de Huwelijkse Bijlagen worden nu nog door GMS in Alblasserdam gecontroleerd en bewerkt, waarna ze geleverd worden aan Tresoar. De laatste stap is dan ontsluiting om de documenten voor het publiek bereikbaar te maken. Hier wordt momenteel de laatste hand aan gelegd om dit te realiseren.

Nedergerechten

Voor het project Fryske roots staat ook het Nedergerechtsarchief op de planning. De Nedergerechten waren lokale rechtbanken in de grietenijen (gemeenten) en steden van Friesland in de periode van de late Middeleeuwen tot 1811. De Nedergerechten hielden zich bezig met criminele, civiele en vrijwillige rechtspraak. De archieven zijn voor algemeen historisch en voor genealogisch onderzoek van groot belang. Je vindt er informatie over rechtszaken, maar ook weesrekeningboeken, aanstellingen van voogden, boedelbeschrijvingen, verkopingen en hypotheken. Begin 2016 is een gedeelte, zo’n 10%, van het Nedergerechtsarchief al ontsloten via de site van Tresoar. Maar er is nog een flinke slag te slaan. ‘Picturae is afgelopen zomer gestart om het archief te metadateren. Op dit moment zijn ze bij Menaldumadeel. De scanners zijn nu met de gemeente Bolsward bezig,’ zegt Barbara. Wanneer het complete Nedergerechtsarchief ontsloten wordt kan ze helaas niet zeggen. ‘Maar we gaan ontsluiten wat gedigitaliseerd is, dus in feite gefaseerd. We willen graag laten zien wat we doen en dat kunnen we het beste doen door het eindproduct online toegankelijk te maken. In dit geval zorgt Tresoar voor die ontsluiting.’

Onderduikkaarten en Fryske hannen

‘Nog zo’n mooi project waar we deze zomer aan gewerkt hebben is het scannen van de onderduikkaarten. Dit zijn registratiekaarten van onderduikers in Fryslân,’ vertelt Barbara. Bijzonder bij dit project is dat Tresoar via de nieuwe site www.fryskehannen.frl geïnteresseerde vrijwilligers om hulp vraagt bij het invoeren van verdere gegevens van deze kaarten. Hier wordt zo enthousiast op gereageerd dat al meer dan 90% ingevoerd was binnen een maand tijd.

Binnenkort op het programma

Vanaf begin 2017 verwacht Barbara te kunnen starten met een deelproject van Fryslân op de kaart: het monumenteninventarisatieproject waar de collectie van Stichting Alde Fryske Tsjerken voor geschouwd is. De laatste afspraken hierover worden nu gemaakt. Voor de collectie van Omrop Fryslân, onderdeel  van het project Fryslân in lûd en byld, wordt de metadatering in de scanstudio verzorgd en worden indexen en programmabladen gedigitaliseerd voordat de collectie naar de digitaliseerder van het audiovisuele materiaal gaat.

‘En niet te vergeten: de top 1000 van de Friese literatuur natuurlijk, die staat binnenkort ook op de planning. Hier is ook heel veel vraag naar,’ weet Barbara te vertellen. Er is door de collectievormers van Tresoar een lijst opgesteld met de belangrijkste titels. Dit geldt overigens ook voor de kranten, die in het kader van het Deltaplan gedigitaliseerd gaan worden. ‘Al deze titels worden volgens de Metamorfoze methode gedigitaliseerd, de richtlijn van de Koninklijke Bibliotheek. Deze manier van digitaliseren is nodig om te kunnen ontsluiten via het nationale platform Delpher.’

Scanoperator Francisca Weijts bespreekt het opnemen van een object van het Fries museum met projectmanager Barbara van Rijn. Foto: Marcel Merkies