Het scannen van zoveel kostbaar materiaal is niet zomaar een klusje dat door de eerste de beste partij gedaan kan worden. Daarom is er een zorgvuldige selectie geweest van bedrijven die voor deze opdracht in aanmerking kwamen. GMS uit Alblasserdam is uiteindelijk als beste uit de bus gekomen. In een depot van Tresoar, waar vroeger een boekbinderij zat, bouwt GMS een heuse scanstraat waar de komende jaren tienduizenden boeken, kaarten en documenten gedigitaliseerd worden.

Bijzondere aanpak scannen

GMS is een familiebedrijf dat gespecialiseerd is in het digitaliseren van archieven. Deze archieven kunnen materiaal bevatten van cultuurhistorische waarde maar zijn ook vaak archieven met een industrieel en zakelijk karakter. GMS heeft veel ervaring met het digitaliseren van cultureel erfgoed en heeft voor veel landelijke archiefinstellingen mooie projecten gerealiseerd. Maar RedBot is in meerdere opzichten wel heel bijzonder te noemen zegt Bram Groenendijk van GMS. “De omvang van dit project is enorm. Tijdens de schouw in het voortraject liepen we gezamenlijk door de depots en kregen we inzage in de collecties. Als je je dan realiseert dat alles stuk voor stuk, pagina voor pagina verwerkt moet gaan worden, realiseer je wat een geweldige uitdaging het is om zo’n klus uit te voeren.” Bram Groenendijk is Manager Operations bij GMS en begeleidt het hele project. “Niet alleen de omvang van dit project is bijzonder maar ook de aanpak want dit project voeren we op locatie uit. Dat hebben we al vaker gedaan. Soms om privacy redenen of vanwege de aard van het materiaal, als het heel kwetsbaar of kostbaar was bijvoorbeeld.”

Fries personeel aan de slag

Het project RedBot voert GMS volledig uit op locatie in een speciaal vrijgemaakt depot van Tresoar.  GMS zal het project echter niet met bestaand personeel verzorgen, vertelt Bram, maar met nog te werven medewerkers uit Friesland. ” Dat doen we om twee redenen. Natuurlijk omdat veel stukken in de Friese taal zijn geschreven. Het verwerken van deze collecties wordt een stuk makkelijker als de medewerkers de Friese taal kennen. Maar het project creëert ook een stuk werkgelegenheid waardoor we een bijdrage leveren aan de maatschappelijke positie van de provincie Friesland.” Of er hier wel genoeg gespecialiseerde medewerkers te vinden zijn zit Bram niet zo over in. “De verwerking op locatie zal niet heel anders zijn dan we gewend zijn. De procedures en werkprocessen die we voor dit project hebben gemaakt zijn niet ontstaan op basis van compleet nieuwe ideeën. Die vloeien voort uit de ervaring die we door de jaren hebben opgedaan. Een simpel voorbeeld: bij de verwerking van de stukken hanteren we de standaard policy dat medewerkers die fragiele en waardevolle stukken verwerken geen sieraden dragen. En zo zijn er nog veel meer procedures waarmee de medewerkers moeten werken. Het digitaliseren van cultureel erfgoed kun je met recht een specialisme noemen waarbij goed omschreven werkprocessen en vooral ervaring van groot belang zijn.”

Friese scanstraat op maat

Speciaal ontwikkelde machine voor wisselbankboek Stadsarchief Amsterdam

GMS verwerkt al deze collecties op een combinatie van standaard apparatuur en geheel zelfontwikkelde apparatuur. “Is er goede apparatuur op de markt, dan investeren we hier in. Is er naar onze mening geen goede apparatuur, dan ontwikkelen we die zelf met behulp van ons zusterbedrijf Allmisc. Soms bouwen of kopen we een eenvoudige machine van pakweg 2000 euro, maar bij complexe uitdagingen zijn machines van 120.000 euro geen uitzondering. Een goed voorbeeld van een speciaal ontwikkelde machine is de machine waarmee GMS de collectie Wisselbankboeken heeft verwerkt voor het Stadsarchief Amsterdam. Deze boeken van circa 40 centimeter dik en 30 kilo zwaar zijn op Metamorfoze-kwaliteit gedigitaliseerd. Voor het Fries erfgoed wordt een speciale scanstraat op maat gebouwd die ervoor zorgt dat de meeste stukken verwerkt kunnen worden.

Verhalen om te huilen en te lachen

Het lijkt nou niet het meest spannende werk – archieven scannen – maar het tegendeel is waar zegt Bram. “Omdat je in zoveel keukens kijkt en de collecties zo verschillend zijn kom je in aanraking met zowel de leuke als schrijnende en rauwe onderdelen van de geschiedenis. Neem bijvoorbeeld de collectie kaarten die GMS heeft gedigitaliseerd voor het Rode Kruis. Op de kaarten staat informatie zoals deportatiedata, baraknummer en beroep van de toenmalige Joodse bevolking zoals gedeporteerd in de tweede wereldoorlog. Het overgrote deel van deze Joden is tussen 1942 en 1944 door de bezetter gedeporteerd en in vernietigingskampen vermoord. Als je je realiseert dat iedere kaart stond voor een mensenleven en je ziet de stapels kaarten, dan realiseer je dat deze zwarte bladzijde in de geschiedenis ons bevattingsvermogen te boven gaat.

Natuurlijk zie je ook leuke dingen de revue passeren. Zo hebben we bijvoorbeeld ruim 900.000 kranten voor de Zeeuwse Bibliotheek gedigitaliseerd. In een bepaalde periode merkte je dat de ongevallenverzekering voor werknemers zijn intrede deed. Men wond er dan geen doekjes om en adverteerde op een schreeuwerige manier welke sommen geld men uitkeerde bij het verliezen van 1 vinger, twee vingers, drie vingers, een hele hand of zelfs een hele arm. Een heel subtiele manier van reclame maken hadden ze toen!”

De voorbereidingen voor het bouwen van de scanstraat zijn inmiddels in volle gang. Zo wordt er momenteel gewerkt aan de digitale infrastructuur en de inrichting van de ruimte. Naar verwachting zal de scanstraat deze zomer in gebruik worden genomen. Bram: “Wij hebben er in ieder geval ontzettend veel zin in om dit project samen met alle partners uit te voeren, dat mag duidelijk zijn!”

www.gmsnl.com